Ngày nay, có nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi xây dựng và quản lý quy trình bán hàng. Việc sử dụng phần mềm quản lý kho và bán hàng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các hoạt động bán hàng nhằm nâng cao năng suất và giảm thiểu rủi ro. Vậy quy trình bán hàng ERP có bao nhiêu bước? Hệ thống phần mềm quản lý bán hàng của Viindoo có tốt không? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau nhé!
Mục lục
1. Quy trình bán hàng ERP hiệu quả trong doanh nghiệp
1.1 Báo giá
Khi khách hàng quan tâm đến sản phẩm của doanh nghiệp học sẽ tìm hiểu về sản phẩm và yêu cầu công ty gửi báo giá. Nếu khách hàng xác nhận mua hàng thì đơn hàng sẽ được chuyển đến bước tiếp theo để xử lý.
1.2 Tiếp nhận đơn hàng
Sau khi khách hàng xác nhận mua hàng thì sẽ chuyển đến bước tiếp theo trong quy trình bán hàng là tiếp nhận đơn. Thông tin đơn hàng như: tên sản phẩm, số lượng, giá cả,… sẽ được cập nhật ngay trên hệ thống để người bán có thể dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến trình đơn hàng.
Nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận và xác nhận đơn hàng, sau đó sẽ chuẩn bị và xuất hàng.
1.3 Kiểm tra tình trạng hàng tồn kho
Khi nhận được lệnh xuất hàng từ hệ thống, nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng hàng hóa có trong kho. Hệ thống phần mềm bán hàng ERP sẽ tự động cập nhật toàn bộ số lượng hàng tồn trong kho chính xác để người bán xem xét liệu chúng có đủ điều kiện giao cho khách hay không.
Nếu hàng hóa trong kho không đủ thì hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo để người bán có thể kịp thời đưa ra phương án xử lý là liên hệ nhà cung cấp nhập hàng hay liên hệ người mua dời ngày giao hàng hoặc hủy đơn.
Quy trình bán hàng ERP hiệu quả trong doanh nghiệp
1.4 Lấy hàng, phân loại và đóng gói
Sau khi kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho tương ứng với đơn hàng, nhân viên kho sẽ tiến hành lấy hàng, phân loại, đóng gói và gửi hàng cho đơn vị vận chuyển (nếu có).
- Lấy hàng
Nhân viên kho sẽ tìm và lấy các sản phẩm mà khách hàng yêu cầu, có thể sử dụng máy quét mã vạch để tăng tốc độ cập nhật dữ liệu hàng hóa. Đối với các doanh nghiệp lớn, số lượng sản phẩm nhiều và đa dạng nhằm nâng cao hiệu suất làm việc họ còn sử dụng robot để tự động hóa quy trình tìm kiếm và lựa chọn sản phẩm trong kho.
- Phân loại
Nhân viên sẽ lấy hàng dựa theo lô hàng hoặc khu vực, nơi tập hợp các đơn hàng của khách. Khi phân loại, hàng hóa sẽ được tách thành từng đơn đặt hàng riêng.
- Đóng gói
Tiếp đến, các đơn hàng sẽ được đóng gói, niêm phong và dán nhãn vận chuyển. Hàng hóa sau khi hoàn thành đóng gói sẽ được tập hợp tại các kho và chuẩn bị đưa cho các đơn vị vận chuyển.
Sau khi nhân viên xác nhận xử lý và xuất hàng, hệ thống sẽ tự động trừ số lượng hàng tồn kho trong kho.
1.5 Vận chuyển hàng hóa
Hệ thống ERP sẽ hiển thị đầy đủ tình trạng vận chuyển của mỗi đơn hàng để người bán có thể dễ dàng quản lý.
1.6 Lập hóa đơn
Trong bước tiếp theo của quy trình bán hàng ERP, doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn và yêu cầu khách hàng thanh toán. Thường hóa đơn sẽ được in ra giấy và gửi đi cùng gói hàng đó, hoặc được tạo dưới dạng email hoặc các hình thức điện tử khác.Ngày nay, doanh nghiệp thường sử dụng hóa đơn điện tử với nhiều tùy chọn thanh toán khác nhau.
1.7 Hoàn tất thanh toán
Khách hàng sẽ thanh toán tiền hàng sau khi nhận được hóa đơn. Đồng thời hệ thống ERP cũng sẽ tạo một chứng từ xác nhận đã nhận được tiền từ khách hàng và đóng đơn.
Đối với những khách hàng đã thanh toán trước, hệ thống sẽ thiết lập một chứng từ xác nhận số tiền khách đã thanh toán và đóng đơn hoàn toàn. Thông tin về đơn hàng sẽ được cập nhật ngay trên hệ thống ERP.
2. Xây dựng quy trình bán hàng ERP với phần mềm ERP của Viindoo
Phần mềm bán hàng ERP của Viindoo hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các sản phẩm và xử lý đơn hàng một cách khoa học. Với tính năng này, dù doanh nghiệp có hàng trăm hàng nghìn sản phẩm với kích cỡ, màu sắc phân loại khác nhau, người quản lý cũng có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình các sản phẩm cũng như tồn kho của công ty.
Phần mềm này với tính năng đa bảng giá có thể hỗ trợ nhà quản lý hoạch định chiến lược giá cả. Gia tăng tốc độ bán hàng của doanh nghiệp nhờ phần mềm hỗ trợ gửi báo giá đến khách hàng một cách nhanh chóng. Phần mềm cũng tích hợp các thông tin khuyến mãi của doanh nghiệp giúp khách hàng có thể tiếp cận nhanh hơn.
Xây dựng quy trình bán hàng ERP với phần mềm ERP của Viindoo
Sử dụng phần mềm bán hàng của Viindoo trong việc xây dựng quy trình bán hàng ERP với những ưu điểm. Cụ thể:
- Tinh gọn tất cả những quy trình quản lý kho, bán hàng dù phức tạp nhất, nhằm tối ưu hiệu suất hoạt động của các phòng ban trong công ty.
- Số hóa và quản lý thống nhất tất cả các quy trình bán hàng trong doanh nghiệp.
- Có thể tích hợp với những phần mềm khác trong doanh nghiệp như kế toán, nhân sự, CRM,…
Bài viết này chúng tôi đã giới thiệu đến bạn quy trình bán hàng ERP và ưu điểm của việc ứng dụng phần mềm bán hàng ERP của Viindoo. Hy vọng bài viết này có thể cung cấp các kiến thức hữu ích cũng như hỗ trợ bạn đưa ra những lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.