Ma trận quản lý thời gian và 3 bước sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Quản lý thời gian như thế nào cho phù hợp nhất để cân bằng giữa việc học tập, công việc và cuộc sống luôn là vấn đề nan giải đối với nhiều người. Ma trận quản lý thời gian là một trong những cách giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn, giúp bạn xác định được những việc quan trọng cần làm và loại bỏ các việc không thiết yếu, giúp bạn hạn chế việc lãng phí thời gian và tránh stress. Hãy cùng sum.vn tìm hiểu về ma trận quản lý thời gian Eisenhower qua bài viết dưới đây.

1. Ma trận của quản lý thời gian Eisenhower là gì?

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là được đặt theo tên của người sáng tạo ra nó là vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ là Dwight D. Eisenhower. Đây cũng là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả giúp tăng hiệu quả làm việc và loại bỏ được những công việc mà không cần thiết sẽ gây lãng phí thời gian.

Khi bạn thực sự bận rộn và vội vã với các công việc, bạn sẽ dễ dàng bỏ qua các sự phân biệt giữa điều gì quan trọng và điều gì khẩn cấp. Hai từ này thường có vẻ có thể sẽ thay thế cho nhau, nhưng nó có một sự khác biệt lớn giữa chúng và sự khác biệt này sẽ tạo thành một mấu chốt của một ma trận về quản lý thời gian Eisenhower.

Ma trận này về cơ bản là một cách để tìm ra những gì mà bạn nên làm và thực hiện các cam kết của chính mình một cách có ý thức hơn, điều mà Eisenhower được biết đến là đã làm rất tốt. Bản chất của chúng chính ta là ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp.

Khi chúng ta biết được thời hạn sắp đến, thì bộ não của chúng ta sẽ bắt đầu hoạt động. Chúng ta sẽ dồn hết tâm sức của mình để hoàn thành một việc gì đó đơn giản vì nó khẩn cấp và sau khi hoàn thành, thì não bộ sẽ được thưởng một lượng dopamine ngắn cho những nỗ lực đó khiến chúng hưng phấn. Nhưng khi điều đó mất đi, thì chúng ta nhận ra được rằng chúng tôi đã dành được cả ngày để làm những việc mà không thực sự quan trọng.

2. Các bước để sử dụng một ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Để sử dụng được ma trận quản lý thời gian Eisenhower nhằm quản lý thời và năng suất làm việc được hiệu quả hơn, thì bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1

Lên danh sách những công việc mà bạn cần thực hiện, không được bỏ sót những việc mà tiêu tốn nhiều thời gian nhưng lại không được quan trọng.

Bước 2

Bạn cần suy nghĩ và cân nhắc, sau đó thì sắp xếp các nhiệm vụ cần làm trong 4 mục:

• Khẩn cấp và quan trọng là: Ưu tiên làm ngay lập tức.
• Quan trọng nhưng lại không khẩn cấp: Thì bạn lên kế hoạch trước rồi mới thực hiện nhiệm vụ sau.
• Không quan trọng nhưng lại khẩn cấp: Bạn sẽ giao phó nhiệm vụ này cho người khác thực hiện giúp.
• Không khẩn cấp nhưng cũng không quan trọng: Nhiệm vụ này cần được loại bỏ.

Bước 3

Bạn cần xử lý 4 nhóm công việc theo thứ tự như sau:

Cấp độ 1

Nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp thì cần được ưu tiên. Những nhiệm vụ và hoạt động này cần được ưu tiên thực hiện trước vì chúng quan trọng và khẩn cấp hơn, bao gồm 3 loại:

• Loại 1: Không thể đoán trước được thời điểm xảy ra: Các cuộc họp khẩn cấp như: người thân bị ốm, xung đột với khách hàng, email của những dự án quan trọng…
• Loại 2: Có thể đoán trước được thời điểm xảy ra như: Sinh nhật bố mẹ, người yêu, ngày cưới, lễ kỷ niệm của công ty…
• Loại 3: Một số công việc còn tồn đọng do chây ì và lười: Gửi các bản chào hàng và  báo cáo thuyết trình…

Ở loại 1 và loại 2, thì bạn nên ưu tiên thực hiện ngay lập tức, còn loại 3 thì nên giảm thiểu các áp lực bằng cách xếp chúng vào cấp độ 2.

Cấp độ 2

Nhiệm vụ quan trọng nhưng lại không khẩn cấp. Ở cấp độ này, thì các nhiệm vụ bạn không cần thực hiện ngay vì nó không quá khẩn cấp, tuy nhiên bạn cần phải hoàn thành hết vì chúng cũng khá quan trọng quan trọng. Do đó, bạn cần dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động trong các cấp độ này và tăng cường được các kỹ năng rèn luyện các thói quen cũng như học ngoại ngữ, đọc sách, học kỹ năng mới, ngồi thiền…

Nếu bạn đang thực hiện các công việc ở các cấp độ 2 nhưng nó lại có một số công việc ở cấp độ 1 mới phát sinh, bạn nên ưu tiên hoàn thành cấp độ 1 trước, tránh để sang ngay hôm sau.

Cấp độ 3

Nhiệm vụ không quan trọng nhưng lại khẩn cấp. Các công việc và hoạt động ở các cấp độ này không liên quan gì đến cấp độ của bạn, tuy nhiên chúng lại khẩn cấp như: Tin nhắn từ các bạn bè lâu ngày không gặp, cuộc gọi từ người thân…

Cách tốt nhất để thực hiện những công việc này là giải quyết các công việc nhanh chóng nhất, có thể ủy quyền cho những người khác thực hiện. Bạn cũng cần học cách nói không và cần thông báo trước khi nhận tin nhắn hoặc điện thoại mới, từ chối các tin nhắn và cuộc gọi đó một cách khéo léo và lịch sự để những việc quan trọng được ưu tiên hàng đầu.

Cấp độ 4

Nhiệm vụ của hoạt động không quan trọng cũng như chẳng khẩn cấp. Bạn nên hạn chế dành thời gian cho các mục này vì chúng không mang lại quá nhiều lợi ích đáng kể cho bạn. Ví dụ như: Buôn chuyện, lắng nghe về các tin giật gân, xem phim, xem video để giải trí hay lướt mạng xã hội…

Khi nào bạn muốn thực hiện các hoạt động ở các cấp độ này thì cần hỏi bản thân xem các bạn nhận được gì. Nếu quá ít lợi ích hoặc không có thì bạn nên chuyển sang một việc khác để không bị lãng phí thời gian.

Xem thêm: Kỹ năng mềm là gì? Những kỹ năng mềm cần có

3. Một vài điều cần lưu ý khi thực hiện ma trận quản lý thời gian

Tối ưu hoá được công việc

Một điều vô cùng quan trọng trước khi bạn bắt tay vào việc vẽ ma trận quản lý thời gian đó chính là việc mà bạn phải tối ưu hoá các khối lượng công việc của bạn trước. Hãy dành thời gian để có thể sắp xếp và thống kê tất cả những công việc phải làm và  xem có công việc nào thừa không?

Hãy cố chỉ có thể đưa ra những việc cần thiết nhất vào Ma trận, còn với những công việc lặp đi lặp lại như check email, hãy chia các khoảng thời gian trong ngày để trống như những chỗ đó có những việc lặp đi lặp lại.

Phân biệt về việc khẩn cấp và quan trọng

Sau khi đã vẽ xong ma trận quản lý thời gian, nhiều người sẽ gặp phải một số vấn đề khác như: Họ không biết nên phân biệt việc khẩn cấp với quan trọng như thế nào. Hãy nhớ:

• Quan trọng: Là những việc sẽ có thể ảnh hưởng lớn đến chúng ta hoặc công việc khi chúng ta đã hoàn thành được nó.
• Khẩn cấp: Là những việc mà chúng ta cần phải thực hiện gấp vì nếu không hoàn thiện đúng lúc thì nó sẽ gây một hậu quả nghiêm trọng.

Nếu không phân chia rõ ràng giữa việc khẩn cấp và quan trọng, thì khối lượng công việc của bạn phải thực hiện vẫn sẽ như vậy, thậm chí là bạn sẽ còn bị rối hơn.

Định hướng rõ ràng hơn về ý định của bản thân

Nếu bạn chưa chuẩn bị trước tâm thế về mục đích của những công việc bạn cần thực hiện thì việc mà chuẩn bị ma trận quản lý thời gian cũng sẽ vô ích. Bởi bạn cần có một định hướng mình sẽ làm công việc này vì mục đích gì. Nếu như đó chỉ là những công việc vô nghĩa thì việc ma trận của Eisenhower cũng sẽ không giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn được đâu.

Xem thêm: Kỹ năng lắng nghe là gì? Những nguyên tác trong kỹ năng lắng nghe

4. 9 mẹo có thể quản trị thời gian khi sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

• Ghi ra cụ thể những việc mà cần làm xuất hiện trong đầu
• Luôn đặt ra câu hỏi điều gì cần phải làm đầu tiên
• Cố gắng mỗi mục chỉ nên đặt tối đa 7 đầu việc
• Nếu muốn làm thêm một nhiệm vụ mới thì hãy hoàn thành các công việc quan trọng nhất trước
• Chỉ là lập một ma trận duy nhất cho tất cả các công việc lẫn cuộc sống cá nhân
• Có thể lập ma trận cho các ngày/tuần/tháng và lập cho những ngày là hợp lý nhất
• Đừng để bị phân tán, bạn là người đưa ra quyết định mức độ ưu tiên cho các công việc
• Hãy viết các kế hoạch ra giấy vào cuối mỗi ngày làm việc hoặc mỗi buổi tối hôm trước, tâm trí bạn sẽ được thảnh thơi hơn và sẽ có được một giấc ngủ ngon
• Cần biết phải chắc chắn bạn đang muốn làm điều gì.

Ma trận quản lý thời gian của Eisenhower là để có thể giúp đưa ra các quyết định hữu ích, để gia tăng một cách hiệu quả về công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành được mục tiêu của mình.

Nếu chỉ có thể tách biệt được mức độ khẩn cấp và quan trọng giữa các công việc thì khá đơn giản, nhưng để có thể tiến hành một cách liên tục và có hiệu quả bằng phương pháp này thì không phải dễ dàng, cần phải có sự kiên trì.

5. Ma trận quản lý thời gian cho các sinh viên

Xác định những công việc cần làm và không cần làm

• Đối với những công việc quan trọng và khẩn cấp như: Deadline quan trọng là cần thời gian và các vấn đề nảy sinh cần phải giải quyết gấp,…bạn cần phải ưu tiên làm trước và sắp xếp thời gian một cách phù hợp nhất.
• Việc quan trọng và không khẩn cấp như: Deadline quan trọng là không cần thời gian, học một kỹ năng mới và thể dục thể thao,…Sau khi đã ưu tiên những công việc quan trọng, khẩn cấp, bạn sẽ phải tiếp tục xử lý những công việc này sao cho thích hợp với những khung thời gian của bạn.
• Việc không quan trọng và khẩn cấp như: Deadline không quan trọng cận thời gian, email, hay các cuộc gọi,…những việc này, bạn có thể giải quyết một cách nhanh chóng hoặc học cách từ chối.
• Hay với những việc không quan trọng cũng không khẩn cấp như: các hoạt động giải trí, lướt web, xem phim,… bạn cần phải xóa bỏ chúng để tập trung cho những công việc trên.

Lập danh sách những việc cần làm là

Bước tiếp theo trong một ma trận để quản lý thời gian là tạo một thói quen mỗi tối trước khi ngủ, dành ra khoảng thời gian ngắn để suy nghĩ đến ngày mai bản thân cần phải làm và phải làm gì, lên checklist công việc cho ngày mai.

Thói quen này sẽ giúp bạn kiểm soát được các công việc nào cần phải hoàn thành và công việc nào chưa cần phải đụng đến cho phù hợp. Từ đó, bạn sẽ có cái nhìn trực quan hơn trong công việc được sắp xếp thời gian và nắm bắt được tổng thể của các công việc mà bạn đang làm.

Học cách từ chối

Với nhiều người, mặc dù có rất nhiều công việc chưa được xử lý xong nhưng họ lại nhận thêm một số các công việc về mình. Lý do có thể là sợ mất lòng tin hay chưa nhìn rõ khả năng và điều kiện của bản thân. Tuy nhiên, bạn phải biết học cách từ chối để có thể ưu tiên tập trung cho những công việc đang dang dở và sắp xếp lại thời gian hợp lý cho bản thân.

Nhận thức được những thời gian của bản thân

Hãy tưởng tượng bạn đang ở 18 tuổi và sống đến 90 tuổi, tưởng chừng như còn có khá nhiều thời gian. Thế nhưng, khi nhìn vào biểu đồ ở bên dưới thì bạn sẽ chẳng thể thấy thời gian đâu cả. Vậy nên, bạn hãy cố gắng để áp dụng được ma trận để quản lý được thời gian một cách hiệu quả, sử dụng một cách tốt thời gian còn lại của mình một cách hữu ích nhất.

Lời kết

Trên đây là tổng hợp những thông tin cơ bản về ma trận quản lý thời gian Eisenhower, 3 bước để sử dụng quản lý thời gian và 4 cấp độ của quản lý thời gian. Hy vọng với những thông tin trên có thể giúp bạn nắm rõ ma trận quản lý thời gian Eisenhower và quản lý quỹ thời gian của mình một cách thông minh và khoa học nhất.

Dương Cảm – Tổng hợp, Chỉnh sửa

(Nguồn tham khảo: thuthuatoffice.net, timviec365.com, coachthungo.com)