Nhân viên văn phòng chiếm đại đa số nhân viên trên thị trường lao động Việt Nam ngày nay. Cũng bởi ngày càng có nhiều công ty khởi nghiệp xuất hiện nên nhu cầu về nguồn nhân sự cũng tăng theo. Nhưng những yêu cầu và kĩ năng cần thiết cho nhân viên văn phòng không phải ai cũng có. Trong bài viết này, sum.vn sẽ tổng hợp và hướng dẫn bạn những kỹ năng mềm của nhân viên văn phòng cần có để không bị đào thải trong thị trường hiện nay.
Mục lục
Văn phòng là gì?
Có rất nhiều khái niệm về văn phòng. Văn phòng có thể là nơi thực hiện công việc của cá nhân ( lãnh đạo, thủ trưởng, người “quan trọng”) hay là trụ sở của doanh nghiệp, doanh nghiệp. ngoài ra văn phòng cũng là địa điểm xảy ra các hoạt động hay tổ chức cuộc họp, thương thuyết. Văn phòng thường luôn đi chung với các công tác thu nhận, bảo quản cũng giống như lưu giữ nội dung.
Trong tiếng Anh, khi được sử dụng như một tính từ, thuật ngữ “văn phòng” có thể chỉ các công việc ảnh hưởng đến việc bán hàng, với nhiều từ ảnh hưởng như văn phòng phẩm, cửa hàng văn phòng phẩm (Quầy văn phòng phẩm).
Về mặt pháp lý, văn phòng có thể là tên giao dịch của một đơn vị có tư cách pháp nhân như các văn phòng luật sư, văn phòng công chứng hoặc là một bộ phận của doanh nghiệp, doanh nghiệp không có công dụng kinh doanh như văn phòng đại diện, văn phòng thương mại, trung tâm xúc tiến thương mại.
Tương tự đó. Tòa nhà văn phòng là những tòa nhà được tạo ra với chức năng chuyên là địa điểm để làm việc thay vì để ở như các kiểu hình tòa nhà chung cư, căn hộ khác.
Nhân sự văn phòng là gì?
nhân viên văn phòng được cho là “bảo mẫu” của tổ chức. nhân sự văn phòng là bộ phận gần như không thể thiếu của bất cứ công ty nào.
Vậy nhân sự văn phòng làm gì? nhân viên văn phòng làm các công việc ảnh hưởng đến thủ tục hành chính như: Công tác lễ tân, sắp đặt lịch làm việc, lịch họp cũng giống như trang bị cơ sở vật chất cho công ty khi có nhu cầu.
trong đó nhân sự văn phòng còn chăm sóc sức khỏe cho người làm công cũng như mong muốn khác của các phòng ban trong tổ chức.
Danh sách công việc các nhóm nhân viên văn phòng
nhân sự văn phòng là gì? Danh sách nhóm công việc của cấp dưới văn phòng bao gồm:
Lễ tân văn phòng
- giải đáp điện thoại từ người mua hàng
- Đón khách thay ban giám đốc
- giải quyết nội dung ban đầu và chỉ dẫn khách đến phòng ban chức năng
- hỗ trợ các cuộc họp của doanh nghiệp
- Tổ chức thực hiện hội thảo, hội họp, lớp học của doanh nghiệp (nếu có)
Công tác văn thư
- Tiếp nhận công văn, văn bản gởi đến công ty, chia loại và gởi đến bộ phận công dụng.
- giải quyết công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài
- Tiếp nhận, bảo quản và lưu giữ công văn, hợp đồng, tài liệu liên quan trên hệ thống công ty.
- Chấm công cho người làm công công ty ( xin đến muộn, về sớm, nghỉ phép).
- sắp xếp lịch làm việc, lịch họp
- Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho người làm công
- Thu xếp in ấn, photocopy khi cần thiết
Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
- Theo dõi và quản lý trang thiết bị, tài sản doanh nghiệp cũng giống như đặt mua khi cần thiết.
- Mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng theo mong muốn của nhân viên.
- Quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí theo nhu cầu của công ty
Hỗ trợ dự án
- Tư vấn các vấn đề ảnh hưởng đến giấy tờ, pháp lý
- giúp đỡ và hỗ trợ quản lý chương trình, chiến lược công tác cho lãnh đạo
- hỗ trợ làm hồ sơ cho dự án của doanh nghiệp
Xem thêm: Hướng dẫn cài đặt office 365 miễn phí
Các kĩ năng mà nhân viên văn phòng cần có
Kỹ năng làm việc nhóm
đây là một trong những kỹ năng mềm quan trọng mà dân công sở cần có. Chính vì thế, dân công sở cần tập luyện kỹ năng thực hiện công việc group để đạt được mục đích tuyệt vời nhất trong công việc.
công ty là một tập thể, để cho tập thể tăng trưởng vững mạnh thì không thể không có sự đồng lòng của các nhân viên. Rất nhiều cuộc khảo sát đã kể rằng, nếu như những thành viên trong công ty cùng chung sức, cộng tác làm việc thì hiệu quả công việc sẽ cao và tránh lãng phí thời gian. mong muốn làm được điều đấy bắt buộc con người phải đoàn kết, học hỏi, tôn trọng lẫn nhau.
Kỹ năng quản lý thời gian
Mỗi ngày đi làm, bạn đều sẽ phải đối mặt với một khối lượng công việc khổng lồ. nếu như quản trị thời gian không tốt, bạn có thể bị “đè bẹp” trong đống công việc “khổng lồ”. Hậu quả sẽ dẫn đến stress, khả năng thực hiện công việc kém, không hứng thú với hoạt động nữa. Để xử lý vấn đề này, bạn nên tạo ra một thời gian biểu, một Lịch trình cụ thể để có thể tránh những sai sót không đáng có và cũng giúp cho bạn quản lý, kiểm soát thời gian một cách tốt nhất. nếu chúng ta thường xuyên “ép” mình vào khuôn khổ thì 8 tiếng nơi công sở sẽ không còn là nỗi ám ảnh với bạn nữa.
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng mềm này không dạy bạn trở thành nhà hùng biện tuyệt vời. Kỹ năng giao tiếp thể hiện ở sự lưu loát trong lời nói, cũng như những cử chỉ, hành động giúp cho bạn có khả năng làm thay đổi tâm lý người đối diện. Vậy, yếu tố nào giúp cuộc ăn nói trở nên thuyết phục? đó chính là sự tự tin của bạn. mong muốn giao tiếp giỏi, trước hết bạn phải cần biết tiếp thu, tôn trọng khái niệm của người khác sau đó giải thích quan điểm của mình một cách khéo léo, có tư duy logic. Nói như vậy không nghĩa là bạn phải chuyên nghiệp như các diễn giả, dễ dàng chỉ là bạn biết cách trò chuyện sao cho phù hợp trong mọi tình huống.
Kỹ năng xử lý mâu thuẫn
năng lực làm thay đổi tâm lý, thương lượng và giải quyết tranh chấp là điều quan trọng nếu bạn mong muốn thăng tiến trên con đường tương lai của mình. Khi có thể xử lý các tranh chấp đồng nghĩa với việc bạn đang tập luyện dần khả năng quản lý, giúp dung hòa các mối quan hệ với cộng sự và với sếp. Việc này góp phần không nhỏ vào thành công sau này của bạn.
Xem thêm: Hướng dẫn học cách kinh doanh trên mạng mới nhất 2020
Dùng vi tính
Kĩ năng sử dụng vi tính không những gói gọn trong việc dùng thành thục các phần mềm thông dụng như Word, Excel và Powerpoint. năng lực tự tìm tòi, học hỏi cách sử dụng các công cụ khác nhau trên máy vi tính cũng rất quan trọng, bởi công nghệ không ngừng phát triển và đang được tích hợp ngày càng sâu vào việc vận hành công ty.
Dịch vụ người mua hàng
phần lớn công việc ngày nay đều nằm trong ngành dịch vụ. Hiểu giá trị khách hàng là một điều hết sức quan trọng. Nó gồm có chào khách hàng sao cho đúng cách, nhớ tên họ và giải đáp những câu hỏi thắc mắc một cách chu đáo.
Sự thấu cảm
nhiều người thường nhầm lẫn thấu cảm và đồng cảm là một. theo thực tế, đây là 2 khái niệm hoàn toàn khác nhau. Thấu cảm là một điều rất khó để thực hiện được. Nó là một yếu tố chủ chốt trong ngành dịch vụ, giúp cho bạn giao tiếp đạt kết quả tốt với đồng nghiệp và cả khách hàng.
Học hỏi
biến mình thành một người luôn phấn đấu học hỏi không chỉ bao gồm ở mức khẩu hiệu. Văn phòng tại thời điểm này đòi hỏi bạn phải luôn luôn trau dồi các kĩ năng mới. nhân viên nên tích cực đón nhận những cái mới, hiện đại hơn.
Sự tổ chức
mỗi cá nhân có cả tá thứ cần giải quyết trong cuộc sống của họ. toàn bộ chúng ta đều phải tự giác tìm ra một phương pháp sắp đặt, quản lý hoạt động đúng cách và khoa học.
Nghiên cứu và tổng hợp thông tin
Trong toàn cầu ngày nay, chúng ta phải tự tìm hiểu, tính toán một số công việc. bất kể đó là tìm trên trang website doanh nghiệp để khắc phục, sửa chữa một vấn đề con người đang gặp phải hoặc tập hợp dữ liệu để xoa dịu những người mua hàng khó tính.
Nguồn: Tổng hợp