Trong văn hóa của doanh nghiệp, việc giao tiếp và ứng xử trong nội bộ được xem như là một phần vô cùng quan trọng giúp phát triển văn hóa doanh nghiệp. Giao tiếp nội bộ có thể được hiểu là cách ứng xử giữa lãnh đạo với nhân viên và giữa đồng nghiệp với nhau. Vì vậy, để doanh nghiệp có thể phát triển tốt hơn thì cần phải có cách giao tiếp và ứng xử phù hợp. Hãy cùng sum.vn tìm hiểu kỹ hơn về giao tiếp nội bộ qua bài viết dưới đây.
Mục lục
1. Thế nào là giao tiếp nội bộ?
Giao tiếp nội bộ chính là hình thức trao đổi thông tin với nhau từ hai cá nhân trở lên một cách vô thức và có ý thức, bằng phương thức ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, gián tiếp và trực tiếp tùy thuộc vào mục đích của từng tổ chức và cá nhân. Khi nhắc đến văn hoá ứng xử trong môi trường doanh nghiệp thì không thể không nhắc đến giao tiếp nội bộ. Từ lâu, giao tiếp nội bộ đã trở thành một phần không thể thiếu trong quá trình xây dựng văn hóa của doanh nghiệp. Một hệ thống giao tiếp tốt sẽ tạo nên một văn hóa doanh nghiệp tốt.
Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp là gì? Những kỹ năng cơ bản cần phải có
2. Vai trò của giao tiếp nội bộ đối với thành công của doanh nghiệp
Giải quyết những vấn đề khẩn cấp, rắc rối hiệu quả và nhanh chóng hơn
Với hệ thống giao tiếp nội bộ, thay vì phải gặp trực tiếp để thảo luận giải quyết khi có sự cố xảy ra thì mọi người có thể phát hiện kịp thời và sửa chữa ngay lập tức khi có bất cứ vấn đề nào bị chệch hướng. Điều này giúp tạo sự gắn kết, tinh thần tương thân tương ái giữa những thành viên trong đội, vì sẽ không ai phải đối mặt và chịu đựng rắc rối một mình. Giao tiếp nội bộ hoạt động hiệu quả sẽ giúp hạn chế được nhiều vấn đề xấu cả trước khi nó có cơ hội xảy ra.
Nhân viên cảm thấy mình được tin tưởng và tôn trọng
Các luồng thông tin một chiều sẽ chỉ giúp toàn đội đạt được một nửa mục tiêu. Để trở thành một người lãnh đạo tốt, bạn phải hiểu bất cứ ai cũng muốn được làm việc trong một môi trường mà họ có thể bày tỏ ý kiến nguyện vọng của mình, hơn là chỉ nghe và làm răm rắp theo lệnh của sếp. Vì thế, hệ thống giao tiếp nội bộ tạo ra môi trường làm việc đủ thân thiện, đủ an toàn, khuyến khích mọi người thoải mái, mạnh dạn chia sẻ suy nghĩ, đóng góp ý tưởng góp phần phát triển doanh nghiệp.
Hệ thống giao tiếp tốt có thể làm cho nhân viên cảm thấy những giá trị mà họ đóng góp, phục vụ cho doanh nghiệp được đánh giá cao. Đặc biệt, họ cảm thấy cấp trên của họ là người biết chú ý lắng nghe và dành cho họ một sự quý mến, tôn trọng nhất định. Khi được đánh giá cao trong mắt sếp, nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng, vui vẻ với công việc hiện tại của mình, thúc đẩy hiệu quả làm việc tăng cao.
Tạo ra nhà lãnh đạo tài ba
Những nhà lãnh đạo làm chủ kỹ năng giao tiếp có thể nắm bắt hành động và suy nghĩ của nhân viên dễ dàng hơn. Điều này giúp họ dễ dàng tìm ra được điểm mạnh và điểm yếu của cấp dưới. Hơn nữa, kỹ năng giao tiếp sẽ giúp cho nhà lãnh đạo giải quyết mọi vấn đề nhanh chóng hơn, thậm chí họ còn có thể tránh được các rắc rối trước khi nó xảy đến.
Tăng khả năng đạt được mục tiêu
Muốn đạt được mục tiêu thì trước hết phải xác định được mục tiêu của mình là gì. Trước khi lập kế hoạch hoàn thành mục tiêu thì phải trải qua những lần mắc sai lầm và rút ra vô số bài học. Sẽ không có phương pháp hiệu quả để đạt được những thứ mình muốn nếu như cứ mãi bịt mắt mò mẫm, lao đầu mất phương hướng mà không tìm thấy đích đến cụ thể. Một hệ thống giao tiếp nội bộ mạnh mẽ sẽ giúp mọi người hiểu được họ đang làm gì, những thứ họ làm hướng đến điều gì và họ cần phát triển, thay đổi như thế nào để có thể theo kịp tiến độ của công việc.
3. Làm thế nào để có thể phát triển văn hóa giao tiếp nội bộ
Hiểu và thông cảm cho nhân viên
Để trở thành nhà lãnh đạo giỏi thì bạn phải đặt mình vào vị trí của nhân viên để thấu hiểu mục tiêu và mong muốn của nhân viên. Từ đó bạn sẽ có phương hướng giải quyết phù hợp nhất cho mọi trường hợp.
Lắng nghe suy nghĩ của nhân viên
Đừng chỉ đưa ra quyết định và làm theo ý của mình, bạn cần biết lắng nghe những suy nghĩ, tâm tư của nhân viên để gắn kết mối quan hệ giữa nhà lãnh đạo và nhân viên. Bạn nên đối xử thật tốt với nhân viên và chỉ khi bạn và nhân viên thực sự tôn trọng nhau, hiểu nhau thì mọi việc sẽ trở nên dễ dàng hơn và nhân viên cũng sẽ trung thành với bạn.
Văn hóa giao tiếp nội bộ
Trong một doanh nghiệp thì văn hóa giao tiếp là điều vô cùng cần thiết. Vì chỉ có giao tiếp mới giúp kết nối mọi người lại với nhau, giúp mọi người hợp sức và đoàn kết. Đoàn kết là sức mạnh vô hình giúp bạn vượt mọi dù khó khăn, gian khổ và sẵn sàng đương đầu với thử thách. Khi mọi người đoàn kết với nhau thì sẽ ít xảy ra trường hợp chia bè kéo phái gây ra mâu thuẫn nội bộ, ảnh hưởng tới bộ máy điều hành của doanh nghiệp.
Xem thêm: Kỹ năng lắng nghe là gì? Những nguyên tác trong kỹ năng lắng nghe
4. Workplace – Bộ tính năng giao tiếp nội bộ tốt nhất chocác công ty
Để xây dựng được một hệ thống giao tiếp nội bộ hiệu quả không phải là một điều đơn giản. Bộ tính năng giao tiếp nội bộ Workplace có thể giúp xóa tan những ưu tư, trăn trở của các nhà lãnh đạo ngay lập tức.
Với hệ thống mạng truyền thông nội bộ được thiết kế và vận hành tương tự như một mạng xã hội thu nhỏ, Workplace là nơi các nhà lãnh đạo có thể truyền tải thông điệp đến những thành viên trong công ty. Bên cạnh đó, nhân viên có thể theo dõi, cập nhật những tin tức và thông tin liên quan đến công ty một cách nhanh chóng mà không cần phải mất quá nhiều thời gian như:
Bảng tin
Hiển thị tất cả thông tin nội bộ, trạng thái của nhân viên công ty và sẽ được ưu tiên hiển thị theo độ tương tác, mức độ quan trọng.
Quản lý thông báo
Gửi thông báo đến toàn bộ những thành viên trên social khi có nội dung đăng tải mới trên tường.
Chia sẻ
Bài viết, trạng thái, video, hình ảnh, công việc, tài liệu, dự án …lên tường của mình, của đồng nghiệp hoặc một nhóm.
Tương tác bài viết
Thích, cám ơn, cảm xúc, thảo luận trên bài viết.
Nhóm
Cho phép người dùng tạo nhiều nhóm khác nhau.
Chấm công
Giúp người dùng chấm công trên điện thoại, theo dõi lịch sử checkin, check out, số phút đi muộn, về sớm một cách nhanh chóng.
Hồ sơ nhân sự
Cập nhật đầy đủ thông tin nhân sự như: ngày sinh, quê quán, hồ sơ học vấn,… Bạn có thể áp dụng thêm phần mềm quản lý nhân sự giúp tối ưu hóa việc quản lý nhân viên một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Bảng lương
Theo dõi bảng lương, ngày công của từng cá nhân trong vòng 1 tháng.
Bên cạnh đó, bộ tính năng này còn tạo ra sự kết nối, gắn bó thân thiết giữa các bộ phận, phòng ban khi tự động nhắc nhở lịch biểu, thông báo sinh nhật của các thành viên trong công ty để mọi người có kế hoạch tổ chức chúc mừng thích hợp. Nhờ đó, mọi người đều có thể thoải mái chia sẻ suy nghĩ, cảm xúc về những vấn đề công việc và cuộc sống cá nhân mà không phải e ngại hay cảm thấy bị xét nét, gò bó.
Lời kết
Trên đây là tổng hợp những thông tin về giao tiếp nội bộ cũng như vai trò của giao tiếp nội bộ đối với sự thành công của một doanh nghiệp. Hy vọng với những thông tin trên có thể giúp cho doanh nghiệp xây dựng cho mình bộ văn hóa ứng xử phù hợp và có thể giúp cho công ty ngày càng thành công và phát triển, gắn kết tập thể doanh nghiệp lại với nhau.
Dương Cảm – Tổng hợp, Chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: 1office.vn, paroda.vn, sphoton.com)